A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em dezembro de 2018, mas para que as empresas tivessem tempo de se adaptar às suas determinações, ela só começou a penalizar a partir de 1º de agosto de 2021. 

Sua essência, como o próprio nome já sugere, é a proteção dos dados de clientes e usuários, que são coletados e tratados por empresas privadas e públicas, sejam eles digitais ou não. 

O mais interessante é que, pode parecer que não, mas a LGPD alcança todos os momentos de uma relação de trabalho. Desde a fase pré-contratual, ainda no processo seletivo, até a rescisão de trabalho. 

Para saber mais sobre os impactos da LGPD nas relações de trabalho e outras boas práticas de auditoria trabalhista, siga com a gente, lendo nosso artigo da semana, assinado por mim, Dr. Robson Medeiros, advogado Coordenador do Núcleo Trabalhista da Calil Advogados. 

Dados pessoais x dados sensíveis 

Uma primeira diferenciação proposta pela LGPD e que é essencial para entender de que modo ela chega nas relações de trabalho, é a separação de dados pessoais de dados sensíveis. 

Dados pessoais são todos aqueles que se relacionam com a pessoa natural, como nome, idade, data de nascimento, de identificação, etc. 

Já dados sensíveis são aquelas que vão além, como por exemplo, dados de origem racial, étnica, religiosa, ideológica, sindical, orientação sexual, genético ou biométrico.

A LGPD na fase pré-contratual

Nesse momento, dados pessoais podem ser coletados, já os dados sensíveis apenas se necessário e só depois do consentimento do candidato e claro, desde que sua coleta não gere situação discriminatória, sob pena de multa, na forma da LGPD. 

Aliás, na fase pré-contratual, recomenda-se que apenas os dados necessariamente suficientes sejam coletados. 

Por exemplo, antecedentes criminais somente devem ser coletados no caso de ser indispensável para o exercício da função, assim como associação política ou ideológica. 

Em todo e qualquer caso, sempre pedir o consentimento do candidato, com cláusula especificando a eliminação dos dados da base, em caso de desclassificação ou desistência do processo seletivo. 

O mesmo aplica-se às entrevistas por videoconferência, cujas gravações também deverão ser excluídas da base de dados caso o candidato não prossiga para as fases posteriores do processo seletivo. 

Leia mais no nosso blog: Auditoria trabalhista: o que é e como fazer?

Na fase contratual…

Alguns dos principais momentos em que a LGPD chega na relação contratual pode acontecer nos seguintes pontos de contato: 

1. Ficha de registro: 

Nesse documento é comum constar a filiação sindical. 

2. Exames e atestados médicos periódicos: 

Podem revelar a existência de alguns casos que podem gerar situações discriminatórias, como HIV, gravidez, câncer, hanseníase e outros; 

3. Dados com seguradores e planos de saúde:

Também podem revelar hábitos de rotina pessoais e outras situações específicas de diagnóstico, que afetam o foro íntimo do empregado; 

4. Home office: 

Aqui, a orientação é tanto para o próprio empregador, quando da lida dos dados de seus colaboradores, como também para os próprios colaboradores, quando do tratamento de dados que não são seus, mas sim, da base de dados da empresa para a qual trabalha. 

Em qualquer caso, a LGPD recomenda o acesso a esses documentos ou à base dados onde eles se encontram armazenados, se dê de forma limitada, ou seja, pelo menor número de pessoas possível. 

Na fase pós-contratual, ou seja, na rescisão…

A empresa precisa observar os prazos prescricionais, pois é por esse tempo que ela vai manter os dados do ex-empregado na base de dados da empresa. 

Até mesmo porque esse é o mesmo tempo que o ex-empregado tem de acionar a Justiça para eventual reconhecimento de direito. 

Manter tais dados por esse tempo significa ter acesso a eles, caso a empresa precise deles, diante de litígio hipotético. 

Após esse período, as informações devem ser retiradas da base de dados da empresa mediante exclusão. 

Leia mais no nosso blog: Criminal compliance: prevenção de riscos penais na atividade empresarial

O ‘pente fino’ da auditoria trabalhista

A responsabilização civil das empresas diante do descumprimento das regras é uma sanção que vai atrair diversas outras: multa de 2% sobre o faturamento, podendo ser diária ou não.

Além disso, pode acontecer o bloqueio, eliminação ou suspensão do funcionamento do banco de dados. 

Isso, claro, independentemente de pedido de indenização por danos morais ou materiais pelo inadequado tratamento dos dados, sejam eles pessoais ou sensíveis. 

A auditoria trabalhista vai identificar todos os pontos de melhoria e inadequação visando repará-los de modo que as empresas que coletam e tratam dados, em especial os de caráter trabalhistas, possam evitar caminhos que levam a penalizações, nos moldes da LGPD.